预付账款是合同定金或存放在供应商处的货款，预付账款必须以现金形式存在。以现金、固定资产、股权等现金等价物作为预付款的，应当先将现金等价物转为收入，再做预付款。在实务中常见的预付账款有，办公室租金、购货定金、预付备料款、预付工程款、预付卡等。
一、预付款的会计分录
预付账款支付时如下分录：
借：预付账款
贷：银行存款/库存现金
使用预付款时
借：库存商品/在途物资/管理费用
贷：银行存款/库存现金等
案例1：甲企业为了便于企业用车的规范，企业决定统一购加油卡，需要时持卡加油。企业于10月份购买加油卡总价格3万元，对方开具零税率充值卡发票。10月份加油卡被领用1万，月底家企业取得加油发票。则甲企业的分录如下：
1、购买加油卡时
借：预付账款 30000元
贷：银行存款 30000元
2、10月份取得加油发票时
加油发票税额=10000÷（1+13）×13% =1,150.44元
归入成本或费用额=10000÷（1+13）= 8,849.56元
借：管理费用—燃油费/办公费 8,849.56元
应交税费-应交增值税-进项税额 1,150.44元
贷：预付账款 10000元
案例2：购买预付卡面值高于实际支付额时
9月份甲公司购买乙超市，超市储蓄卡面值5万元。超市以8折出售给甲公司，甲公司只需支付4万元。10月份，本批超市卡3万，用于发放职工福利，剩余2万赠送给客户。则甲公司本批储蓄卡分录如下：
1、购买超市储蓄卡
借：预付账款 40000元
贷：银行存款 40000元
ps：购买储蓄卡、加油卡等支出时，应当以实际支付金额入账，而不是面值入账。
2、10月份使用超市储蓄卡
借：应付职工薪酬—福利费 24000元（3×0.8）
管理费用—业务招待费 16000元（2×0.8）
其他应收款-xx客户 3200元
贷：预付账款 40000元
应交税费-代扣代缴个人所得税 3200元
为了简化大家理解，上述分录是以下分录合并而成
借：应付职工薪酬—福利费 24000元
贷：预付账款 24000元
借：管理费用—业务招待费 16000元
贷：预付账款 16000元
借：其他应收款-xx客户 3200元
贷：应交税费-代扣代缴个人所得税 3200元
特别说明：一般情况下，赠送给客户预付卡后，很难再给客户去要个税。这时，“其他应收款”变成坏账。但这时的坏账其实是一个假坏账，不是因为客户不想给个税，而是企业懒于行使代扣个税的职责。所以该笔应收款，在税务上不能按照坏账处理，而是按照与企业经营无关的支出进行处理分录如下：
借：营业外支出—代客户缴纳个税 3200元
贷：其他应收款-xx客户 3200元
ps：该营业外支出不能税前扣除。
二、“预付账款”下的“猫腻”
正常企业经营，很少会出现长期“挂”预付账款。如果某企业预付账款长期挂款，税务机关首先想到的是企业逃税，预付账款有“猫腻”。预付账款常有的“猫腻”有以下几种。
1、用预付账款来记借款。
预付账款计借款，很多会计利用此逃避利息增值税。因企业对外借款产生的利息需要缴纳增值税。即使借款没有利益，依照财税(2016) 36号文的规定企业之间的无偿借款虽然没有收取利息，但是在增值税上是属于无偿提供了服务，需要视同销售，缴纳增值税。所以只要计入借款分录，无论是否收到利息，都需要按市场利率缴纳增值税。
税务机关稽查要点：无业务往来的企业出现往来账。如果借款企业与本企业无业务往来，这么着计预付账款不但无法避税，还会招致罚款。而对方企业也会要求计入收入，补交增值税与所得税，双输结局，会计一定要谨慎分录。
2、预付账款实为抽逃资金
预付账款如果长期挂账，资金最终流向股东，则容易被认定抽逃资金。一般这种预付账款，没有后续交易，通常是企业与关联公司签订虚假购销合同，通过关联公司账户直接转到个人账户。
税务机关稽查要点：预付账款超过一年无交易，资金流向股东及法人则有涉税风险。
3、预付账款实为“好处费”
很多会计在支付好处费时，由于一时没有合适的入账凭证，就会记入预付账款中。由于这部分支出并非预付款，所以也不会有后续的交易存在。这样这此笔预付款就成为呆账。
税务机关稽查要点：长期挂在预付款，上游企业未作收入。一但被稽查，上游企业需要确认收入缴纳增值税，下游企业需要补交个人所得税。
提醒：中介费需要第一时间处理，记入预付款的方法，与给企业埋雷无差别。
